Ledenvergadering van de VvE

De ledenvergadering van de VvE, een kopzorg of een zegen?

De Algemene Ledenvergadering van de VvE. Een zorgeloze, vlot lopende en efficiënte ledenvergadering vereist een goede voorbereiding, strak en vriendelijk voorzitterschap, een gezellige borrel na afloop en een goede opvolging van de besluiten.

Goede voorbereiding

Plan de Algemene Ledenvergadering van de VvE ruim op tijd. Verstuur bij voorkeur vier weken voor de vergaderdatum de vergaderstukken, per post of indien mogelijk digitaal. Plan een achttal weken voor de vergadering een vergadering met bestuur en de diverse commissies. Stel gezamenlijk de agenda op. Schrijf alle punten op de agenda uitgebreid uit en zend offertes etc mee. Geef ook aan welke stemhoeveelheden nodig zijn bij afwijkende besluiten.

Strak en vriendelijk voorzitterschap

Kies een goede voorzitter. Wanneer de VvE geen geschikte voorzitter herbergt, vraag de VvE beheerder de vergadering voor te zitten of roep een extern dagvoorzitter in. Wanneer de vergadering Professioneel, vriendelijk en persoonlijk wordt voorgezeten zullen alle aanwezigen zich gehoord voelen. Er zal een open sfeer ontstaan. Vergaderbesluiten zullen sneller genomen worden en duidelijk zijn voor alle leden.

Een kopje koffie of borrel na afloop

Organiseer, afhankelijk van het moment van de dag een informeel samenzijn na afloop. Een kopje koffie, een frisje of een borrel. Desgewenst voorzien van een hapje. Op deze manier krijgen de leden de mogelijkheid om na te praten met elkaar. De onderlinge samenhang binnen het appartementencomplex, het flatgebouw of het bedrijfsverzamelgebouw zal dit ten goede komen. Nodig desgewenst ook huurders uit na de vergadering, voor zover van toepassing.

Adequate notulen en opvolging actiepunten

Het is in de week na de ledenvergadering van de VvE erg belangrijk dat de notulen aan de leden worden verzonden. Schrijf de notulen op de avond van de vergadering of de dag erna. Zend de concept versie rond binnen het bestuur. Verzend deze binnen een week na de ledenvergadering aan alle leden van de VvE, VvO, VvD of vereniging. Vervolgens is het van groot belang dat de beheerder van de Vereniging van Eigenaren de actiepunten vlot opvolgt en in gang zet. Natuurlijk in samenspraak met de technische commissie en het bestuur van de Vereniging van Eigenaars.

Meer informatie over effectief en vriendelijk vergaderen? Of bent u op zoek naar een extern dagvoorzitter voor de vergadering? U kunt ons bellen of mailen via: 010-2238133 – info@tentvvebeheer.nl, wij helpen u graag verder.